Les assemblées générales physiques et hybrides en Belgique

En début d’année, un arrêté royal sur les mesures de la pandémie lève l’interdiction des rassemblements privés. Ainsi, les assemblées générales physiques et hybrides sont autorisées en Belgique. Dans cet article, de plus amples informations seront apportées concernant ces assemblées générales physiques et hybrides en question.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale hybride ?

Pour commencer, il est important de savoir que les assemblées hybrides réunissent deux approches comme l’assemblée physique et l’assemblée virtuelle. Ainsi, un rassemblement hybride permet à chaque membre d’assister à la réunion en présentiel ou en ligne.

Cette solution permet entre autres au plus grand nombre d’apporter son implication et sa participation. Et ceci, tout en réduisant les coûts, les délais et les inconvénients liés à la participation physique aux réunions.

Comment organiser une assemblée générale physique ou hybride ?

Dans chaque personne morale, une assemblée générale doit être convoquée à chaque clôture de l’exercice social ou à chaque décision importante. En principe, organiser une assemblée générale quelles soit physique ou hybride se limite à trois étapes essentielles !

Premièrement, il faut convoquer les participants. Ensuite, fixer l’ordre du jour, c’est-à-dire lister de manière chronologique les points à aborder lors de la réunion. Et enfin, il faudra rédiger le procès-verbal de l’assemblée effectuée. Pour en apprendre davantage, vous pouvez visiter le site syncura.be.

Qui peut convoquer une assemblée générale ?

En règle générale, le gérant de la société peut convoquer les différents associés à une assemblée générale physique et hybride. Seulement voilà, le statut de chaque société ou association peut prévoir également le droit de convocation.

Si on se réfère par exemple aux sociétés SA, le conseil d’administration peut convier à une assemblée générale. En l’absence d’une mention particulière dans le statut, le président, le secrétaire voire une proportion de membres peut effectuer cette tâche.

Combien de formes d’assemblée générale peuvent exister ?

Dans les sociétés, quatre types d’assemblée générale peuvent exister. Premièrement, l’assemblée générale ordinaire annuelle qui doit se tenir au moins une fois chaque année. Deuxièmement, l’assemblée générale ordinaire qui doit se tenir selon certains cas.

Par exemple, pour décider d’une résolution importante ou définir de stratégies nouvelles. Troisièmement, l’assemblée générale extraordinaire qui modifie une structure majeure de la société. Et enfin, l’assemblée générale mixte qui réunit à la fois une assemblée générale ordinaire et extraordinaire.

Comment une assemblée générale doit-elle se dérouler ?

Pour qu’une assemblée générale puisse se dérouler sans encombre, il faut tenir compte de cinq étapes. La feuille de présence où chaque membre devra signer de sa présence. Ensuite, l’élection d’un président de séance.

Troisièmement, la vérification du quorum c’est-à-dire le nombre minimal de membres présents ou représentés. Quatrièmement, le vote et enfin la rédaction d’un PV ou Procès-Verbal. Il est à notifier que le respect de ces cinq éléments garantit la conformité de la réunion.

Une règle plus souple en Belgique

Comme déjà mentionner ci-haut, il est désormais possible d’organiser des évènements privés physiquement ou non, en Belgique. Ainsi, il n’y aura aucune restriction pour un maximum de 200 personnes à l’intérieur, sous réserve bien sûr du respect des règles de sécurité et de précaution connues. Ceci implique également qu’il ne sera plus possible d’effectuer des reports. Et chaque réunion reportée doit être organisée au plus vite.